¿Cuántos presupuestos has recibido a lo largo de tu vida? ¿Cuántos has enviado? Seguramente hayan sido tantos que no podrías dar ni siquiera una respuesta aproximada. 

Y estoy seguro que no eres capaz de decirme uno solo de esos presupuestos que te resultara realmente diferente, que te impactara de verdad. Y no me refiero al precio, sino al propio documento, a su presentación. Por eso permíteme que te haga otra pregunta más: ¿Por qué crees que tus potenciales clientes elegirían tu presupuesto y no otro? ¿Estás haciendo algo diferente del resto? 

Si vas a darme respuestas como: 

  • “Somos muy competitivos en precio”..
  • “Siempre les hago un descuento”. 
  • “Mis productos/servicios son mucho mejores”. 
  • “Les explico muy bien lo que les estamos ofreciendo”. 

Siento decirte que nada de eso va a hacer que aumentes la tasa de aceptación de tus presupuestos. Te lo puedo asegurar.

¿Acaso crees que los demás no están haciendo justamente eso? ¿Crees que tu competencia no hace descuentos, explica bien sus productos o dice que éstos son muy buenos? Por supuesto que lo está haciendo. Así que, insisto en ello, eso no va a servirte para nada. 

Bien, Juanan, entonces… ¿qué es lo que debería hacer? Y ¿qué pruebas tienes de que eso que vas a decirme va a funcionar? Si sigues leyendo este artículo voy a darte las claves que, sin duda, harán que tus presupuestos sean mucho más eficientes. 

En cuanto a las pruebas de que funciona, creo que lo mejor es hablar con datos comprobados. Siempre he pensado que hacer promesas es muy fácil, pero lo difícil es cumplirlas.  Así que vayamos con esos indicadores. En los últimos dos años y medio hemos presentado casi 100 presupuestos, en concreto 97. De todos ellos, el porcentaje de aceptación ha sido de un 51,5 %. En el último año el porcentaje ha aumentado hasta un 54,8 %. Teniendo en cuenta que nuestros presupuestos mínimos ya suponen varios miles de euros de inversión, creo que es un porcentaje muy difícil de conseguir. Y si lo hemos hecho ha sido porque hemos aplicado las mismas claves que yo voy a desvelarte a continuación. Así que vayamos al grano, ¡empezamos! 

img 1

1. ¡NO ENVÍES TUS PRESUPUESTOS POR MAIL!

Al menos, no lo hagas sin haberlos presentado tú antes. Si envías un presupuesto por mail y no haces nada más, pueden suceder muchísimas cosas que pondrán en peligro la aceptación de ese presupuesto, especialmente dos: 

a. Problemas técnicos:  

  • Que no llegue el mail. 
  • Que no lo puedan abrir.  
  • Que el documento se vea mal. 
  • Etc 

b. Que no entiendan bien el presupuesto. Y te aseguro que, en este caso, es muy probable que ni siquiera te llamen para preguntarte. Si tienen otra opción que les gusta y sí entienden, simplemente aceptarán esa. 

Por supuesto, debes hacerles llegar ese presupuesto de algún modo, y una de esas opciones es el mail. Pero asegúrate antes de haberlo presentado tú personalmente, ya sea con una llamada de teléfono, una videollamada o presencialmente (ésta es la mejor opción si la situación lo permite). 

2. APORTA VALOR

Tienes una oportunidad de demostrar, desde el principio, que tu foco está en aportar valor a tu cliente siempre. No en vender, no en darle simplemente lo que pide, no en que el proyecto sea lo más fácil para tu empresa… demuéstrale en el propio presupuesto que tu foco está en darle el máximo valor a tus clientes.  

Incluso aunque no elijan tu propuesta, se llevarán algo positivo de haberla recibido. Y seguramente volverás a ser una opción en el futuro. Nosotros mismos hemos comprobado que esto sucede. 

Elementos que aporten valor pueden ser: 

  • Contenidos sobre una materia relacionada con el producto o servicio. 
  • Un regalo (físico) adjunto al presupuesto. 
  • Una explicación didáctica sobre cómo consumir el producto o servicio y obtener los mayores beneficios. 
  • Etc 
Aportar valor en los presupuestos

3. INTRODUCE ELEMENTOS DE SORPRESA

Elementos sorpresa

Queremos que no olviden la propuesta, y para ello lo mejor es impactarlos de algún modo. Hay muchos modos de hacerlo, pero todos ellos pasan por abrir la mente y pensar “fuera de la caja” (Out of the Box Thinking). Tal vez podamos presentar el presupuesto en un lugar o por un canal no habitual, o hacerlo usando herramientas que no esperen (como un vídeo de Whatsapp o una infografía en 3D), o introduciendo algún elemento que no esté asociado a este tipo de documentos (por ejemplo, un papel especial o una imagen muy impactante). Sea como sea, debemos sorprender siempre para que nos recuerden. 

4. FOCALÍZATE EN LOS BENEFICIOS Y NO EN EL PRODUCTO/SERVICIO.

Beneficios producto presupuesto

Trata de explicar esos beneficios de un modo emocional y no funcional. Una manzana puede ser “un alimento que aporta muchos nutrientes” o “el ingrediente que nos recuerda las tartas caseras que comíamos en nuestra infancia”. En cualquiera de los dos casos estamos hablando de sus beneficios, pero uno de los dos hará que quien reciba el mensaje tenga un deseo mucho mayor de consumirlo. 

Pongamos el ejemplo de un servicio. Imaginemos que ofrecemos la gestión de redes sociales o “community manager”. Evidentemente, es importante que indiquemos qué incluye la propuesta, pero a partir de ahí deberíamos enfatizar cuál es el beneficio de contratar ese presupuesto. Podría ser que esa empresa sea la más rápida (demostrándolo con datos) en conseguir seguidores nuevos y contactos de valor, y por tanto ayudará a su cliente a crecer más rápido que su competencia. O tal vez sea una empresa especializada en Linkedin, que ayudará a su cliente B2B a conectar con potenciales compradores de su producto. 

En cualquier caso, esos beneficios deberían estar reflejados en el presupuesto, y son mucho más importantes que toda la palabrería usada en definir las condiciones, por ejemplo. De hecho, cuando sea posible, lo recomendable es no incluir el contrato en el presupuesto, ya que podríamos “asustar” a nuestro cliente con demasiadas cláusulas o condiciones. Lo ideal sería hablar del contrato una vez aceptado el presupuesto, o comprobado que el cliente está interesado. Son dos documentos diferentes. 

5. CUIDA AL MÁXIMO EL DISEÑO DEL DOCUMENTO

Cuida el diseño

Ni que decir tiene que un presupuesto bien diseñado tiene muchas más posibilidades de ser aceptado que otro que no cuide este aspecto. Y esto, que parece tan obvio, suele ser el talón de Aquiles de miles de pequeñas y medianas empresas.  

Y lo que está pasando en esos casos es que, de nuevo, solo prestamos atención al producto o servicio que ofrecemos y al precio que vamos a ponerle. Y ya hemos dicho que eso es un grandísimo error. Un presupuesto realmente bueno debería estar diseñado de modo que, antes de indicar el precio, ya haya conseguido convencer al cliente de que es la mejor opción. Y te aseguro que sucede de verdad.  

Pero para eso deben cumplirse todos los puntos anteriores y el presupuesto tiene que estar diseñado como si se tratara de la revista más exclusiva del mundo. Éstas son algunas normas que debes seguir en cuanto al diseño de presupuestos: 

  • Sigue las normas visuales establecidas en la Identidad Corporativa. No solo el logotipo y los colores, también las tipografías, herramientas gráficas e imágenes adecuadas. 
  • Decide qué información, palabras y frases son más importantes y destácalas. Establece una jerarquía. No toda la información tiene la misma importancia. Pónselo fácil a quien reciba el presupuesto. 
  • Simplifica todo lo posible. No hagas ilegible el documento introduciendo un montón de elementos que no son necesarios. Cuanto más sencillo, mejor. 
  • Apoya el texto con imágenes siempre que sea coherente hacerlo. Las imágenes siempre facilitan la comprensión de cualquier texto y aquello que queremos transmitir. 

Ahora que ya sabes algunas claves para aumentar el porcentaje de aceptación de tus presupuestos, me gustaría darte la clave más importante de todas: tu presupuesto debe estar completamente alineado con tu estrategia de Marca. Y esto significa que debe ser coherente con la personalidad, el posicionamiento y la esencia de tu Marca. Por poner un ejemplo que todos entendamos: no tendría ningún sentido que HP presentara un presupuesto que resultara simpático o informal, ya que su personalidad de Marca transmite formalidad y precisión. 

Así que, antes de nada, define tu estrategia de Marca. Trabaja en ella. Puedes leer/ver estos artículos/vídeos que te ayudarán a hacerlo. Y, a partir de ahí, aplica estas claves. Te aseguro que no te arrepentirás. Porque un presupuesto es mucho más que un documento que informa del precio de un producto/servicio.

Un presupuesto es un tesoro. Permite a tus potenciales clientes descubrirlo.  

El tesoro de los presupuestos